Parere del 16 febbraio 2017 rilasciato dal Direttore del servizio Enti Locali.

Al riguardo, si osserva, preliminarmente, che l’art. 22, comma 2, della legge n. 241/90 dispone che “l'accesso ai documenti amministrativi, attese le sue rilevanti finalità di pubblico interesse, costituisce principio generale dell'attività amministrativa al fine di favorire la partecipazione e di assicurarne l'imparzialità e la trasparenza” e l’art. 43 del decreto legislativo n. 267/00 prevede che i Consiglieri comunali “hanno diritto di ottenere dagli uffici tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all’espletamento del proprio mandato”.

Si ritiene, pertanto, anche per le motivazioni di seguito evidenziate, che il protocollo informatico, che rappresenta un’innovazione tecnologica ai sensi dall’art. 17 del predetto decreto legislativo n. 82/2005, rientri a pieno titolo tra i documenti soggetti all’accesso da parte del consigliere comunale essendo funzionale all’esercizio della propria funzione.

In particolare appare utile richiamare il parere del 22 febbraio 2011 con il quale la Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi ha osservato che ai sensi della vigente normativa (d.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428, d.P.C.M. 31 ottobre 2000, d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 e d.P.C.M.14 ottobre 2003) “ogni comune deve provvedere a realizzare il protocollo informatico, a cui possono liberamente accedere i Consiglieri comunali, i quali, pertanto - tramite tale protocollo - possono prendere visione in via informatica di tutte quelle determinazioni e delibere adottate dell’ente; ciò in ottemperanza al principio generale di economicità dell’azione amministrativa, che riduce allo stretto necessario la redazione in forma cartacea dei documenti amministrativi”.

Ciò posto, si precisa, inoltre, che sull’argomento è intervenuta più volte la giustizia amministrativa la quale, recentemente, ha stabilito che: “Sotto altro profilo, deve altresì ricordarsi che, secondo un consolidato indirizzo giurisprudenziale, da cui non vi è motivo di discostarsi (Cons. Stato, sez. V, 17 settembre 2010, n. 6963; 9 ottobre 2007, n. 5264), i Consiglieri comunali hanno un non condizionato diritto di accesso a tutti gli atti che possano essere d'utilità all'espletamento delle loro funzioni, ciò anche al fine di permettere di valutare - con piena cognizione - la correttezza e l'efficacia dell'operato dell'Amministrazione, nonché per esprimere un voto consapevole sulle questioni di competenza del Consiglio, e per promuovere, anche nell'ambito del Consiglio stesso, le iniziative che spettano ai singoli rappresentanti del corpo elettorale locale.

… Di conseguenza sul Consigliere comunale non può gravare alcun particolare onere di motivare le proprie richieste di accesso, atteso che, diversamente opinando, sarebbe introdotta una sorta di controllo dell'ente, attraverso i propri uffici, sull'esercizio delle funzioni del Consigliere comunale (Cons. Stato, sez. V, 22 febbraio 2007, n. 929; 9 dicembre 2004, n. 7900); è stato osservato d'altra parte che dal termine "utili", contenuto nell' articolo 43 delD.Lgs. 18 agosto 2000, n. 267, non può conseguire alcuna limitazione al diritto di accesso dei Consiglieri comunali, poiché tale aggettivo comporta in realtà l'estensione di tale diritto di accesso a qualsiasi atto ravvisato utile per l'esercizio delle funzioni (Cons.Stato, sez. V, 20 ottobre 2005, n. 5879).

Deve anche aggiungersi che il diritto del Consigliere comunale ad ottenere dall'Ente tutte le informazioni utili all'espletamento delle funzioni non incontra neppure alcuna limitazione derivante dalla loro eventuale natura riservata, in quanto il Consigliere è vincolato al segreto d'ufficio (Cons. Stato, sez. V, 29 agosto 2011, n. 4829; 4 maggio 2004, n. 2716) - (V. C.d.S. sez.V sentenza 5.09.2014, n. 4525).

Infine, con riguardo alla specifica richiesta di cui trattasi, si segnala che il TAR Sardegna con la sentenza N. 01363/2010 ha avuto modo di precisare che: “Nel caso sottoposto all’attenzione del Collegio il ricorso merita accoglimento tenuto conto che il registro di protocollo generale del Comune è pienamente riconducibile alle categorie di documenti suscettibili di accesso, in quanto idoneo a fornire notizie e informazioni utili all’espletamento del mandato dei consiglieri comunali.

Il Collegio ricorda che sotto il profilo organizzativo l'accesso al protocollo comunale deve essere effettuato in modo da non creare intralcio all'attività degli uffici. L’Amministrazione non lo può negare ma può prevedere limitazioni nell'orario e nella facoltà di ottenere l'assistenza del personale addetto. Tali limitazioni devono essere proporzionate alle esigenze di servizio”.